La DAE présente son guide opérationnel du sourcing

Guide de l’achat public – le sourcing opérationnel

La direction des achats de l’État (DAE) a publié le 5 mars 2019 un nouveau guide de l’achat public relatif au « sourcing opérationnel ».

Présenté comme « un cadre de référence commun pour les acheteurs publics », ce guide a vocation à apporter des réponses concrètes pour les acheteurs désireux de réaliser un sourcing ¹⁾Article R.2111-1 du code de la commande publique. préalablement à leur achat (anticiper, c’est mieux acheter !).

Ce guide s’articule autour de trois chapitres : les acteurs à associer au sourcing ; organiser les échanges fournisseurs ; exploiter les résultats du sourcing. Les sections du document sont ponctuées de « mémos ²⁾Exemple : un mémo « se situer par rapport au marché fournisseur » récapitulant les questions ou éléments clés : « Est-ce que je suis un client stratégique pour le fournisseur ? » ; « Est-ce que le fournisseur est stratégique pour mon entité ? » » schématiques ou synthétiques proposant à l’acheteur des outils clés pour adapter l’opération de sourcing à son projet. Le guide compte également une « boîte à outils » destinée à guider l’acheteur dans son projet achat.

1. Les acteurs à associer au sourcing

Après avoir identifié les acteurs du marché concurrentiel intéressé par son projet d’achat, l’acheteur pourra identifier les acteurs externes et internes à associer au sourcing :

• s’agissant des acteurs externes : l’acheteur identifie les opérateurs intéressés fournisseurs grâce à divers outils (guichet unique des achats de l’Etat, parangonnage…). Il sélectionne ainsi un panel de fournisseurs en veillant à respecter les objectifs de performance rappelés dans ce guide (mixité des structures, attractivité, innovation) ;
• s’agissant des acteurs internes : l’acheteur proposera ce panel de fournisseurs ainsi qu’un questionnaire contextualisant brièvement le projet d’achat aux prescripteurs de l’achat.

2. Organiser les échanges fournisseurs

Pourquoi échanger ? Les échanges réalisés entre les acheteurs et les fournisseurs doivent permettre à l’acheteur de comprendre et d’identifier « les spécifications techniques qui constituent des contraintes pour le fournisseur, notamment celles générant des coûts supplémentaires et celles empêchant certains opérateurs économiques de répondre ».

Comment échanger ? L’acheteur se met en relation avec les fournisseurs qu’il aura préalablement identifié et leur proposera de participer aux échanges fournisseurs. Afin d’assurer la traçabilité des échanges, la DAE conseille aux acheteurs d’envoyer une invitation aux fournisseurs trois semaines avant la date des entretiens.

Sur quoi échanger ? Afin d’optimiser la teneur des échanges, l’acheteur aura mené une réflexion générale sur son besoin (objet et périmètre). Sur la base des questionnaires adressés aux fournisseurs, l’acheteur animera les entretiens. La DAE alerte les acheteurs sur l’égalité de traitement devant être réservée aux fournisseurs : « le temps consacré à chaque entretien peut varier entre une heure et deux heures, mais doit être identique pour chaque fournisseur ».

3. Exploiter les résultats du sourcing

A la suite des différents échanges réalisés, l’acheteur veillera à assurer :

• la traçabilité et la transparence des échanges.

L’acheteur veille à dresser un compte rendu de tous les échanges réalisés avec les fournisseurs afin d’assurer la traçabilité des entretiens et la transparence des informations dans le respect des principes de l’article L.3 du code de la commande publique. Néanmoins, compte tenu de la confidentialité de certains échanges couverts par le secret des affaires, la DAE interpelle les acheteurs sur l’interdiction de communiquer ces comptes-rendus aux fournisseurs ayant participé à l’opération de sourcing.

• l’exploitation des données issues du sourcing.

L’acheteur assure la diffusion des données issue des échanges qu’il aura eus avec les différents fournisseurs afin de mutualiser la définition d’un besoin pour des services intéressés par le projet achat. Pour ce faire, la DAE incite les acheteurs à diffuser en interne auprès de leurs services intéressés les différents éléments exprimés au cours des entretiens qu’ils ont pu tenir avec les fournisseurs.

• la communication des résultats du sourcing.

Le sourcing a une double utilité pour l’acheteur qui s’en saisi : d’abord, c’est un outil d’aide à la définition la plus adaptée du « juste besoin » ; c’est ensuite un véritable indicateur de performance valorisant l’action de l’acheteur. La DAE recommande ainsi de lier le sourcing à l’achat final qu’il permet, en retraçant les pratiques adoptées comme les économies réalisées.

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