Covid-19 : focus sur les principales mesures du décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants

Décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19

Pour mémoire, l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19 a été publiée au Journal officiel du 26 mars 2020.

Cette ordonnance autorise temporairement la réunion à distance des organes de gouvernance des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé, ainsi que la tenue à « huis clos » de leurs assemblées générales, afin de leur permettre de continuer d’exercer leurs missions malgré les mesures de confinement.

D’après son article 10, les conditions de mise en œuvre de certaines de ses dispositions appelaient des précisions.

Le décret n° 2020-418 du 10 avril 2020, publié au Journal officiel du 11 avril 2020, complète ainsi le dispositif législatif.

Ce décret prévoit des dispositions communes aux personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé (Chapitre I). En outre, certaines dispositions concernent spécifiquement les sociétés à responsabilité limitée et certaines sociétés par actions ainsi que les assemblées de porteurs de certains types de valeurs mobilières (Chapitre II), ou encore certaines personnes régies par le code des assurances (Chapitre III).

D’après son article 13, il est applicable aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues jusqu’au 31 juillet 2020 ¹⁾Cf. article 11 de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 : « La présente ordonnance est applicable aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020 ».. En outre, les articles 2 et 6 et le 1° du I de l’article 8 sont applicables à compter de l’entrée en vigueur du décret, à savoir au lendemain de sa publication, soit le 12 avril 2020. Quant aux articles 1er, 3 à 5, 7 et 9 à 10, ils ont une portée rétroactive et sont applicables à compter du 12 mars 2020.

1           Dispositions communes aux personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé

L’article 1 du décret rappelle que les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé sont mentionnées à l’article 1^er de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020. Il s’agit notamment des sociétés civiles et commerciales, des masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers, des GIE et des GEIE, des coopératives, des fonds de dotation, des associations et des fondations.

Pour mémoire, l’article 4 de l’ordonnance du 25 mars 2020 ²⁾« Lorsqu’une assemblée est convoquée en un lieu affecté à la date de la convocation ou à celle de la réunion par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires, l’organe compétent pour la convoquer ou le représentant légal agissant sur délégation de cet organe peut décider qu’elle se tient sans que les membres et les autres personnes ayant le droit d’y assister ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle.
Dans ce cas, les membres participent ou votent à l’assemblée selon les autres modalités prévues par les textes qui la régissent tels qu’aménagés et complétés le cas échéant pas la présente ordonnance. Les décisions sont alors régulièrement prises. […] ». autorise exceptionnellement la tenue des assemblées sans que leurs membres n’assistent à la séance, que ce soit en y étant présents physiquement ou par des moyens de visioconférence ou de télécommunication, en d’autres termes à « huis clos ». La décision de faire application de cette mesure incombe à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée, ou au représentant légal agissant sur délégation de cet organe.

L’article 2 du décret prévoit les conditions que cette délégation doit satisfaire, en particulier l’exigence d’un écrit quel qu’en soit le support (papier ou électronique notamment ³⁾D’après la notice du décret.), et la durée pour laquelle elle est consentie, ainsi que l’identité et la qualité du délégataire.

L’article 3 du décret est relatif aux modalités d’exercice du droit de vote par correspondance, ainsi que par l’intermédiaire d’un représentant. Sous réserve que les dispositions législatives ou réglementaires qui régissent l’assemblée, les statuts ou le contrat d’émission, prévoient l’un ou l’autre de ces modes de participation, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire peut décider d’adresser les instructions de vote dans le cadre du vote par correspondance ⁴⁾Le cas échéant sous la forme prévue par les dispositions législatives ou réglementaires qui régissent l’assemblée, les statuts ou le contrat d’émission., ainsi que les mandats, par voie de message électronique à l’adresse électronique indiquée à cet effet dans la convocation.

L’article 4 du décret précise le formalisme que le procès-verbal d’assemblée générale doit revêtir. Lorsque l’assemblée est tenue à « huis clos », ou en ayant recours soit aux moyens de visioconférence ou de télécommunication soit à la consultation écrite (articles 4, 5 et 6 de l’ordonnance du 25 mars 2020), le procès-verbal de l’assemblée doit le mentionner. En outre, en cas d’assemblée tenue à « huis clos », il doit préciser la nature de la mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires, affectant le lieu indiqué pour la tenue de l’assemblée générale à la date de la convocation ou celle de la réunion.

2          Dispositions applicables aux sociétés à responsabilité limitée et à certaines sociétés par actions

Afin de faciliter leur tenue dans le contexte de l’épidémie de covid-19, le décret adapte les dispositions réglementaires relatives aux assemblées des sociétés à responsabilité limitée, de certaines sociétés par actions et des porteurs de titres participatifs ou de valeurs mobilières, selon le cas, concernant :

• la possibilité de voter par des moyens électroniques de télécommunication, ouverte sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet. C’est l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou le représentant légal agissant sur délégation de cet organe qui prend cette décision (article 5 du décret) ;

• l’exercice des mandats (autres que les mandats sans désignation de mandataire) dans les assemblées générales d’actionnaires lorsqu’il a été décidé que l’assemblée sera tenue à « huis clos » en application des dispositions du premier alinéa de l’article 4 de l’ordonnance du 25 mars 2020. Les mandats avec indication de mandataire, y compris ceux donnés par voie électronique, peuvent valablement parvenir à la société jusqu’au 4^ème jour précédant la date de l’assemblée générale. De plus, il est prévu que le mandataire adresse ses instructions pour l’exercice des mandats dont il dispose, à la société ou à l’intermédiaire habilité par elle, par message électronique à l’adresse électronique indiquée par la société ou l’intermédiaire, au plus tard le 4^ème jour précédant la date de l’assemblée (article 6 du décret) ;

• le choix par les actionnaires de leur mode de participation à l’assemblée générale. Par dérogation au III de l’article 225-85 du code de commerce ⁵⁾ « Lorsque l’actionnaire a déjà exprimé son vote à distance, envoyé un pouvoir ou demandé sa carte d’admission ou une attestation de participation dans les conditions prévues à la dernière phrase du II, il ne peut plus choisir un autre mode de participation à l’assemblée, sauf disposition contraire des statuts »., le changement de mode de participation à l’assemblée générale par un actionnaire est autorisé, sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet, sous réserve que son instruction en ce sens parvienne à la société au plus tard le 4^ème jour précédant la date de l’assemblée (article 7 du décret) ;

• la composition du bureau de l’assemblée générale tenue à « huis clos », en application des dispositions du premier alinéa de l’article 4 de l’ordonnance du 25 mars 2020 (article 8 du décret). Si l’assemblée ne peut être présidée par le président du conseil d’administration ou du conseil de surveillance ou, en son absence, par la personne prévue par les statuts, elle est présidée par la personne désignée à cet effet par le conseil d’administration ou le conseil de surveillance parmi ses membres ou, en cas d’indisponibilité, parmi les mandataires sociaux. En ce qui concerne ensuite la convocation de cette même assemblée, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire désigne deux scrutateurs, qu’il s’efforce de choisir parmi les actionnaires. À défaut, les scrutateurs peuvent être choisis en dehors des actionnaires. Cette disposition est applicable aux assemblées dont la convocation intervient après l’entrée en vigueur du décret (à savoir au lendemain de sa publication, soit le 12 avril 2020). Enfin, il est à noter que l’article 11 prévoit que les dispositions de cet article 8 peuvent être complétées par décret.

3          Dispositions applicables à certaines personnes régies par le code des assurances

Le décret adapte également, aux mêmes fins, certaines dispositions réglementaires du code des assurances relatives aux assemblées et organes collégiaux d’administration, de gouvernance ou de direction.

Ainsi, selon l’article 9, par dérogation à l’article R. 141-3 du code des assurances, le président du conseil d’administration d’une association souscriptrice de contrats d’assurance de groupe sur la vie ou de capitalisation peut décider que le vote par correspondance ou que le vote électronique est possible, sous réserve que les modalités qu’il fixe à cet effet permettent de respecter le secret du vote et la sincérité du scrutin.De même, selon l’article 10, par dérogation à l’article R. 322-58 du code des assurances et sur décision du conseil d’administration, du directoire ou du conseil de surveillance, les sociétaires et les délégués peuvent voter par correspondance ou par procuration sous réserve du respect de certaines modalités fixées par l’article.

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